【Excel活用術：作業員名簿編】生年月日から年齢を自動計算する方法

建設業で必須の安全書類のひとつ「作業員名簿」。そこには、作業員の氏名や生年月日、年齢などの情報を正しく記載する必要があります。
しかし、年齢を手入力すると毎年更新が必要になり、うっかり古いまま提出してしまうミスも起こりがちです。

この記事では、Excel初心者でもすぐ使える「DATEDIF関数を使用し生年月日から年齢を自動計算する方法」を、作業員名簿の実務に沿ってわかりやすく解説します。

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作業員名簿に年齢記載が必要な理由

作業員名簿は、建設業の現場で働く作業員の情報をまとめた安全書類です。
氏名・住所・緊急連絡先のほかに、生年月日と年齢の記載も必須とされています。

年齢は「18歳以上であること」「高齢者の就労条件」など、現場安全の確認にも直結する重要な項目です。
そのため提出時点で正しい年齢を記載していないと、元請から修正依頼が入ることもあります。

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Excelで年齢を自動計算するメリット

作業員名簿をExcelで管理する場合、年齢を自動計算にすることで次のようなメリットがあります。

• 更新作業が不要：毎年誕生日を迎えるたびに手入力で修正する必要がない
• 計算ミス防止：生年月日から自動計算されるので誤りがない
• 効率化：数十人分の名簿でも一度設定すれば一括で管理できる

とくに提出書類が多い建設業の事務では、こうした小さな効率化が大きな時短につながります。

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DATEDIF関数を使った年齢自動計算の方法

DATEDIF関数とは？

DATEDIF関数は、2つの日付の差を求める関数です。
書式は次の通りです。

=DATEDIF(開始日, 終了日, 単位)

• 開始日：生年月日
• 終了日：基準日（通常はTODAY関数で「今日の日付」）
• 単位： “Y”（年）、”M”（月）、”D”（日）など

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年齢を計算する基本の書式

例：セルM16に誕生日を入力している場合

=DATEDIF(M16, TODAY(), "Y")

• B2 … 誕生日
• TODAY() … 今日の日付を自動で取得
• “Y” … 年単位で計算

この数式を入力すると、常に「最新の年齢」が表示されます。

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作業員名簿での実用例

DATEDIF関数を使用する

年齢を表示させたいセルM19に「=DATEDIF(生年月日,今日の日付,”Y”)」で入力すると以下のようになります。

=DATEDIF(M16,$Q$2,”Y”)

これで作成日2025年8月25日時点での年齢が自動表示されました。

コピー/貼り付けで他の作業員の分も自動表示させる

1.M19セルを「Ctrl+C」でコピー

2.M25、M31セルに「Ctrl+V」で貼り付け

これで他の作業員も作成日2025年8月25日時点での年齢が自動表示されました。

セルの書式設定で「歳」を表示させよう

1.M19セルの上で 右クリック → セルの書式設定 → 表示形式 → ユーザー定義

2.図のように「＃” 歳”」と入力する

3.OK

「書式のコピー/貼り付け」を行う

1.M16セル～M19セルを選択

2.「書式のコピー/貼り付け」をクリック

3.M22セルからいっきに下までドラッグする

書式が反映され、年齢の横に「歳」が表示されるようになりました。

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注意点と応用方法

誕生日未入力時のエラーを防ぐ

誕生日セルが空白だとエラーになる場合があります。その場合はIF関数を組み合わせましょう。

=IF(M16="","",DATEDIF(M16,$Q$2,"Y"))

→ 生年月日が空なら空白表示に、入力されていれば年齢を自動計算します。

まとめ

• 作業員名簿には正確な年齢記載が必要
• ExcelのDATEDIF関数を使えば、自動で最新の年齢を表示できる
• IF関数と組み合わせればエラー防止も可能

この記事が少しでも参考になれば嬉しいです！